Skip to content
 

GTD как понял его я

Некоторое время назад я познакомил вас с Лео Баботтой. В основе его учения лежит книга и система Дэвида Аллена (David Allen) “Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса = Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”.

Обложка книги с сайта компании автора: David Allen Company.

Когда-то я, как и множество людей, не мог разобраться с делами и постоянно что-то забывал. Изучение системы Дэвида Аллена позволило мне решить ряд проблем организации рабочих процессов и решения задач.

В данной заметке собран некоторый личный опыт применения системы GTD. Многое, из описанного в книге не вошло в эту заметку. Основная её цель – рассказать вам о том, как может повлиять изучение и внедрение данной системы в вашу профессиональную и личную жизнь.

Любителям видео материалов рекомендую данную запись, с сайта E-xecutive.

Основное достижение от внедрения GTD – это достижение состояния Mind Like Water – разум как вода, чистая голова. Это означает, что на каждое внешнее раздражение ваш разум реагирует только в необходимом объёме и после этого успокаивается. Как пруд высоко в горах. Если бросить в него камень, по поверхности пойдут круги, но через несколько секунд волнение успокоится. А теперь представьте, что такие волнения не будут успокаиваться, а камни будут падать постоянно.

Все прилетающие извне “камни” необходимо помещать в систему. Дела нужно либо делать сразу, если на их выполнение хватит 2 минут, либо планировать их выполнение на будущее. Нужную информацию следует помещать в хранилище.
Ещё один очень важный принцип GTD – это список действий против списка дел. Как правило, стоящие перед нами задачи состоят из множества действий. Если мы ставим себе напоминалку в виде задачи “Составить отчёт”, скорее всего, эта задача будет висеть там до крайнего срока, чтобы быть сделанной в авральном режиме. Следуя инструкциям GTD, сначала мы должны проанализировать задачу. Составить пошаговый план или алгоритм её решения, состоящий из простых действий, и, перенося действия по одному в свой список действий – выполнять их. Так, для составления отчёта сначала нужно будет получить информацию о продажах из магазинов. Для этого нужно позвонить в магазин №1, магазин №2, магазин №3. Однако, после обеда нужно быть в Магазине №3, чтобы посмотреть раскладку товара. Соответственно, звонить туда не нужно. Можно будет получить информацию прямо на месте. У нас есть отдельный список действий, которые нужно сделать во время этого визита. Добавляем туда и это действие.

Списки действий нужно сортировать. Например, действия, которые можно делать только за компьютером, для которых нужен телефон, действия по дороге домой (заехать в прачечную, купить макарон). Система рекомендует иметь несколько списков действий, список с дальними планами и делами, которые, можно будет сделать когда-нибудь (составить картатеку видео коллекции).

Очень важный момент – обрабатывать входящую информацию только один раз и больше не прикасаться к ней. Например, если пришло письмо, но времени на обработку в данный момент нет, не нужно просматривать его, чтобы создать перманентное волнение на поверхности пруда разума. Когда придёт время для работы с почтой, это письмо нужно будет открыть, внимательно прочитать и либо поместить в архив (удалить), либо сформировать на основе него действие или разработать план-алгоритм. Получив письмо с заданием “Составить отчёт” нет смысла бросать всё и начинать делать этот отчёт. Для начала, я бы занёс в свой список действий “Составить план отчёта”, или даже “Изучить отчёт за прошлый год и на основании него составить план отчёта”. Так же можно рассчитать бюджет времени, необходимого для выполнения данной операции.

Раньше я всегда пользовался ежедневником с датами. Это казалось мне невероятно удобным, так как можно было записать определённые дела на определённый день. Единственной проблемой было занесение информации, которая занимала больше одного листка. Система GTD предлагает изящное решение данной проблемы. Вместо целого блокнота достаточно иметь календарь, куда необходимо заносить только привязанные к определённому времени действия или дела. Например, позвонить в Магазин №1 я могу в любой момент рабочего времени. А вот совещание у начальника отдела состоится ровно в 10 завтра. Или, если партнёр просит перезвонить ему завтра в 12, такому действию тоже самое место в календаре.

Ещё один очень важный список – это список ожидания. В нём мы отмечаем, что мы ожидаем от других людей. Например, ответ на письмо, предоставление информации, ответ от клиента. Пробежавшись по этому списку ожидания мы можем сразу же выполнить ряд действий (позвонить и напомнить) или запланировать действия на будущее.

Свою систему хранения информации и списка дел я организовал на основании одного блокнота. Мои основные разделы это “Список действий”, “Планы-алгоритмы”, “Заметки”, “Протоколы переговоров”. Я не пользуюсь отдельными листками, хотя автор и рекомендует этот инструмент, так как они имеют свойство теряться, накапливаться, создавая некрасивые кучи повсюду. Блокнот для меня так же удобен и в плане безопасности данных: мне достаточно просто закрыть его и убрать в стол или сумку. Таким образом, весь ворох дел и мыслей аккуратно занесён в блокнот. Я не думаю о делах, когда иду по улице, смотрю кино или ужинаю с друзьями. Как только что-то стучится в моё сознание, я вспоминаю о блокноте и разум возвращается в состояние воды. В 11 вечера я не смогу позвонить партнёру, а завтра утром я не смогу забыть об этом, потому что это действие есть в моём списке.

GDT – это не пошаговая инструкция “как сделать всё”. Лучше всего рассматривать её как общее руководство, теоретическую базу для построения собственной, подстроенной под личные нужды и особенности системы организации дел, задач и информации. Эта книга может стать отправной точкой в жизни, где вы всё успеваете, у вас всё сделано и, что самое главное, ваш разум находится в состоянии спокойной воды. А это значит, что посвящая время любимым делам и любимым людям, он будет занят только ими!

2 Comments

  1. Наоборот, Сергей, Лео пробовал GTD (как и я) и он для него не подошёл. Поэтому Лео разработал свою систему ZTD (Zen to Done), которой по святил несколько своих книг. Главная, пожалуй, одноимённая “Zen to done”, но я бы рекомендовал читать книгу “Focus”, т.к. она содержит больше философии на тему однозадачности, внимательности и креативности.

    Сам Лео иногда цитирует Алена, но некоторые его принципы критикует за сложность и тенденцию к “планированию ради планирования”. О своих мыслях о GTD vs. ZTD я писал здесь: http://meninamenino.com/archives/564/

    [Reply]

  2. admin says:

    Отличный вариант = оттолкнуться от GTD и “подстроить” её под себя.

    [Reply]

Leave a Reply